E-Rechnung ab 2027: Was Kliniken, Träger und Unternehmen jetzt vorbereiten sollten

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Beim Versand gab es bisher eine Schonfrist. Sie endet in zwei Stufen.

Als E-Rechnung zählt ein strukturiertes Format wie XRechnung oder ZUGFeRD. Ein PDF per E-Mail ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes.

Was das für den Rechnungseingang heißt

Mit jedem Lieferanten, der umstellt, kommen mehr XRechnungen an. Eine XRechnung ist eine Datei ohne sichtbares Layout. Sie muss angezeigt, geprüft und gebucht werden. Ob sie formal korrekt ist, entscheidet mit darüber, ob der Vorsteuerabzug hält.

Gleichzeitig verschwindet das Papier nicht über Nacht. Kleine Lieferanten, ausländische Rechnungen und Gutschriften kommen noch lange als Brief oder PDF. Der Rechnungseingang muss also beides können.

Wie es automatisch läuft

Mit d.velop invoices kommen Papier, PDF, ZUGFeRD und XRechnung in einen gemeinsamen Eingang. Seit Oktober 2026 prüft die Software eingehende XRechnungen gegen die Geschäfts- und Syntaxregeln. Verstöße stehen in einem Prüfbericht direkt an der Rechnung, den jeder in der Freigabe sehen kann.

Papier- und PDF-Rechnungen liest unsere Erkennung BITS Automate aus, mit Kopf- und Positionsdaten. Danach laufen alle Rechnungen denselben Weg, also Freigabe nach Kostenstelle und Betrag, Übergabe an das Finanzsystem und revisionssichere Ablage.

Drei Fragen für die Vorbereitung

1. Wie viele Rechnungen kommen heute im Monat an? Wie viele davon schon als XRechnung oder ZUGFeRD?
2. Wer prüft heute, ob eine Rechnung formal stimmt? Wie lange dauert das?
3. Wie stellt Ihr eigenes Haus ab 2027 Rechnungen aus? Kann Ihr Finanzsystem XRechnung erzeugen?

Bolten IT Solutions GmbH führt d.velop invoices in Kliniken, Pflegeeinrichtungen und Unternehmen ein, im eigenen Rechenzentrum, in einer Private Cloud oder in der Cloud mit Datenstandort Deutschland.

Quellen

• www.gesetze-im-internet.de
• www.ihk.de
• serviceportal.d-velop.de