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Lösungen · branchenübergreifend

Dokumente, Rechnungen, Verträge. Digital und ohne Medienbruch.

Im Gesundheitswesen sind wir zu Hause, unsere Lösungen funktionieren in jeder Verwaltung. Von der automatischen Dokumentenerkennung über die E-Rechnung und das Vertragsmanagement bis zur digitalen Personalakte, eingeführt auf der Plattform von d.velop und ergänzt um unsere eigene Dokumentenerkennung. Die elektronische Signatur ist bei d.velop documents bereits im Paket.

01 · Intelligent Document Processing

Jedes Dokument erkannt, bevor es jemand anfasst.

BITS Automate, unsere eigene Dokumentenerkennung, trennt Stapel, ordnet jedes Dokument einer Dokumentart zu, liest die wichtigen Daten aus und legt es in der richtigen Akte ab. Nur Unsicheres landet als Aufgabe bei einem Menschen. Damit ist IDP der Motor hinter allen Lösungen auf dieser Seite.

Rechnung oder Lieferscheinan d.velop invoices
Vertrag oder Kündigungin die Vertragsakte
Bewerbung oder Arbeitsunfähigkeitin die Personalakte
Befund oder Kostenzusagein die Patientenakte nach KDL
Alle EingängePost und Scan, Fax, E-Mail, Portale, KIM und ePA in einem Strom.
Training im laufenden BetriebOhne Einschränkung für Ihr Haus, je nach Datenlage Stunden bis wenige Tage.
Lernt weiterJede Korrektur Ihrer Mitarbeitenden macht die Erkennung besser.
HerstellerneutralAblage in d.velop oder in Ihr bestehendes Archiv, Rechenzentrum in Deutschland.
02 · E-Rechnung und Rechnungseingang

Die E-Rechnung ist Pflicht. Der Rest kann automatisch laufen.

Papier, PDF, ZUGFeRD und XRechnung landen in einem Eingang. Geprüft, freigegeben, an die Buchhaltung übergeben und revisionssicher archiviert, mit d.velop invoices.

  1. Seit 01.01.2025EmpfangenJedes Unternehmen in Deutschland muss E-Rechnungen annehmen können.
  2. Ab 01.01.2027Versenden ab 800.000 €Wer im Vorjahr mehr als 800.000 € Umsatz hatte, stellt nur noch E-Rechnungen aus.
  3. Ab 01.01.2028Versenden für alleDie Übergangsfrist endet für alle Unternehmen.
Ein EingangskanalPost, E-Mail, Portal, XRechnung und ZUGFeRD zusammen.
Validierung mit PrüfberichtXRechnungen werden gegen die Regeln geprüft, Fehler stehen im Bericht an der Rechnung. Neu seit Oktober 2026.
Papier wird digitalKopf- und Positionsdaten aus Papier- und PDF-Rechnungen liest unsere Erkennung aus.
Freigabe und BuchungWorkflow nach Kostenstelle und Betrag, Übergabe an SAP und andere Finanzsysteme.
Sind Sie bereit? Drei Fragen an Ihren Rechnungseingang.
  • Kann Ihre Buchhaltung eine XRechnung heute lesen, ohne sie auszudrucken?
  • Werden Rechnungsdaten noch von Hand ins Finanzsystem getippt?
  • Wissen Sie bei jeder Rechnung, wo sie gerade zur Freigabe liegt?

Wenn eine Antwort Nein lautet, lohnt sich ein Gespräch. Wir prüfen Ihren Stand in einem Termin und zeigen den Weg bis 2027.

E-Rechnungs-Check buchen Was ab 2027 gilt
03 · Vertragsmanagement und Signatur

Vom Entwurf zur Unterschrift, in einer Vertragsakte.

Mit d.velop contracts haben Sie jeden Vertrag, jede Frist und jede Kündigungsoption im Blick. Seit Oktober 2026 starten Sie die elektronische Signatur mit d.velop sign direkt aus dem Vertrag. Der unterschriebene Vertrag landet automatisch wieder in der Akte.

Wie das im Alltag aussieht →
Fristen und WiedervorlagenKündigungsfristen und Verlängerungen erinnern rechtzeitig.
Signatur nach eIDASEinfach, fortgeschritten oder qualifiziert, je nach Vertrag.
Auch in Microsoft 365Vertragsmanagement direkt in SharePoint, wenn Sie dort arbeiten.
Status jederzeit sichtbarWer hat schon unterschrieben, wer fehlt noch.
  1. 1EntwurfAus Vorlage, mit Versionen in der Vertragsakte.
  2. 2FreigabeRechtsabteilung, Geschäftsführung, Einkauf im Workflow.
  3. 3SignaturMit d.velop sign aus dem Vertrag heraus, intern und extern.
  4. 4AblageUnterschriebenes Dokument automatisch zurück in die Akte.
  5. 5FristErinnerung vor Kündigung oder Verlängerung.
Typisch im Gesundheitswesen

Chefarzt- und Arbeitsverträge, Kooperationsverträge mit Praxen und Zuweisern, Wartungs- und Leasingverträge für Medizintechnik, Versorgungsverträge mit Kostenträgern, Heim- und Pflegeverträge, Auftragsverarbeitungsverträge nach DSGVO.

Schon im Paket

Wer d.velop documents nutzt, hat d.velop sign bereits mit Signaturen in der Lizenz. Mit d.velop contracts wird daraus ein durchgängiger Vertragsprozess.

Was im Paket steckt →
Vertragsmanagement besprechen
04 · Digitale Personalakte

Personalunterlagen, sicher und fristgerecht.

Feine Berechtigungen, Anbindung an SAP und andere Personalsysteme, Signatur für Arbeitsverträge und ein Löschprozess mit Genehmiger und Protokoll. Dokumente, die auch in anderen Akten liegen, bleiben dabei erhalten.

AufbewahrungsfristenJe Dokumentart hinterlegt und überwacht.
Löschen mit ProtokollNachweisbar und mit Freigabe, wie es die DSGVO verlangt.
05 · Akte, Workflows und Zustellung

Was sonst noch dazugehört.

Digitale Akte und ArchivRevisionssicher, mit Suche über alle Akten. Auch in Microsoft 365 und SAP.
Workflows und FreigabenMit d.velop process studio ohne Programmierung modelliert.
Digitale ZustellungDokumente sicher an Kunden, Patienten oder Mitarbeiter, mit d.velop postbox.
KI-Assistent im ArchivFragen an Ihre Dokumente stellen, mit d.velop pilot und Ihren Berechtigungen.

Alle Lösungen laufen im eigenen Rechenzentrum, in einer Private Cloud oder in der Cloud, jeweils mit Datenstandort Deutschland.

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