Dokumente der richtigen Akte zuordnen, auch wenn die Schreibweise abweicht

Eine Rechnung, ein Arztbrief oder ein Antrag ist erst erledigt, wenn er in der richtigen Akte liegt. Dafür liest die automatische Dokumentenerkennung ein Merkmal aus dem Dokument, etwa eine Kundennummer, eine Fallnummer oder einen Namen. Dann sucht sie den passenden Datensatz in den Stammdaten und übernimmt von dort die übrigen Angaben.

In der Praxis scheitert dieser Abgleich selten am Lesen. Er scheitert an Kleinigkeiten.

Wo der Abgleich hängen bleibt

Stammdaten stammen aus einem anderen System als das Dokument. Beide schreiben dieselbe Angabe oft unterschiedlich. Die Beispiele in der Tabelle sind erfunden, kommen so aber in jeder Poststelle vor.

Ein exakter Vergleich findet in keinem dieser Fälle einen Treffer. Das Dokument landet in der manuellen Prüfung, obwohl die Erkennung alles richtig gelesen hat.

Was sich geändert hat

Seit Oktober 2026 legen wir in BITS Automate für jedes Vergleichsfeld einzeln fest, welche Abweichungen beim Abgleich keine Rolle spielen.

1. Groß- und Kleinschreibung wird ignoriert.
2. Leerzeichen am Anfang und Ende werden entfernt.
3. Akzente und andere diakritische Zeichen werden vereinheitlicht.
4. Verglichen werden nur Buchstaben und Ziffern, Bindestriche, Punkte und Leerzeichen zählen nicht mit.

Auch die Vergleichsregeln für die Suche in den Stammdaten sind feiner geworden. So lässt sich genauer steuern, wann ein Datensatz als Treffer gilt.

Warum das je Feld eingestellt wird

Nicht jede Lockerung passt zu jedem Feld. Bei Namen hilft es, Akzente und Großbuchstaben zu ignorieren. Bei Kunden- und Fallnummern hilft es, Trennzeichen zu übergehen. Bei Feldern, in denen ein einzelnes Zeichen den Unterschied macht, bleibt der exakte Vergleich die richtige Wahl.

Die Regeln legen wir in der Einführung gemeinsam mit der Fachabteilung fest. Dann prüfen wir sie an Dokumenten aus dem laufenden Betrieb, bevor sie produktiv gehen.

Wo es sich lohnt

• Rechnungseingang, wenn Lieferantennummern und Namen aus vielen verschiedenen Quellen kommen.
• Kliniken, wenn Befunde und Arztbriefe über Fallnummer oder Namen dem richtigen Fall zugeordnet werden.
• Pflege und Eingliederungshilfe, wenn Anträge und Bescheide in die Klientenakte gehören.
• Personalabteilung, wenn Bescheinigungen über Personalnummer oder Namen in der Personalakte landen.

Bolten IT Solutions GmbH richtet den Abgleich mit Ihren Stammdaten ein. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Dokumente danach in d.velop documents, einem anderen Archiv oder direkt in einer Fachanwendung landen.

Quellen

• support.parashift.io
• Release Notes der Erkennungsplattform, Version 26.10-2 vom 13.10.2026